Secrétaire de direction (F/H) – CMPP Lézignan

Description du poste

Cadre général

• Nature du contrat de travail : CDI
• Temps de travail (ETP) : 1 ETP
• Etablissement d’affectation : CMPP LEZIGNAN
• Lieu(x) de travail : Lézignan
• Date de début de contrat : 28/08/2024
• Convention collective : CCN 51
• Coefficient de rémunération : 439

Principales missions

• Gère et organise la planification des rdv médicaux et paramédicaux, sur logiciel dédié à l’activité
•   Programme les bilans et les synthèses de l’équipe. Suit leurs retours pour suite à donner aux familles.
• Assure le quotidien administratif (courriers / mails / répondeur). Aide la direction administrative à la rédaction de certains documents institutionnels.
• Assure l’accueil physique et téléphonique des familles, des enfants, des taxis, des partenaires
• Activité administrative via le numérique: DUI, CPAM, ANAP, enquêtes diverses, Via trajectoire, etc

Environnement et conditions de travail

L’A.P.A.J.H, issue du mouvement national des enseignants mutualistes, est à l’origine de la création de l’A.P.A.J.H Aude, au service des adultes, des adolescents et des enfants en situation de handicap. L’Association entend promouvoir la dignité et la citoyenneté des personnes en situation de handicap, d’inadaptation, de difficultés sociales et/ou de dépendance, en œuvrant à la fois pour leur complet épanouissement individuel et leur meilleure intégration à toute forme de vie sociale.

Affiliée à la Fédération des A.P.A.J.H, en conformité avec les valeurs fondatrices de la laïcité, l’A.P.A.J.H Aude entend aboutir à leur pleine reconnaissance ; tant humaine que sociale : égale dignité et citoyenneté à part entière.

Actuellement, l’A.P.A.J.H Aude gère 25 établissements (ainsi qu’un Siège social) répartis sur l’ensemble du territoire Audois.

La secrétaire de direction travaille sous la hiérarchie de la direction administrative et médicale. Elle organise les rdv médicaux et paramédicaux. Elle effectue des tâches complexes dans le domaine administratif et informatique impliquant l’analyse, la synthèse et l’exploitation des informations liées au service. Elle aide la direction dans la rédaction de documents institutionnels.

Profil recherché

Qualification

• Bac + 2 ans ou diplôme équivalent Secrétariat / Gestion PME                   III – BAC+2
• Bac secrétariat ou gestion des PME AVEC EXPERIENCE dans le secteur                  IV – BAC

Expérience

• Dans le secrétariat de PME                         1an souhaité
• Dans le secrétariat médico-social                           1 an souhaité

Compétences complémentaires

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, logiciel d’activité dédié)
• Maîtrise d’un standard téléphonique / accueil

Savoirs (théoriques, procéduraux, liés à l’environnement professionnel)

• Maîtriser la planification des rdv
• Organiser des retours de bilans et programmation des synthèses en interne
• Savoir reconnaître et gérer les urgences au téléphone. Accueil téléphonique
• Faire le lien pour une organisation optimale des transports externes et internes

Savoir-faire (opérationnels, relationnels, cognitifs, faire savoir : aptitude à communiquer)

• Aisance au téléphone / en accueil physique
• Aisance rédactionnelle
• Travail en équipe et en co-direction
• Rigueur, fiabilité

Savoir-devenir (aptitude à se projeter)

• Organiser des rétro plannings pour meilleure organisation
• Etre force de proposition en cas de problème

Anticiper les demandes et les pics d’activité

Renseignements complémentaires

Candidature à adresser à :

APAJH Aude – Siège social

135 rue Pierre Pavanetto

Z.A. de Cucurlis

11000 CARCASSONNE

service.rh@apajh11.fr

Attachée à la diversité et à la mixité, l’APAJH Aude reconnait tous les talents et étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap et/ou issues de Quartiers Politiques de la Ville (Carcassonne, Lézignan, Limoux, Narbonne).